L'arbre du projet

Par Katalyn Kolosy

Un projet doit pouvoir s'adapter aux conditions mêmes de sa mise en oeuvre. Il suffit de quelques semaines de retard dans le déroulement d'une étape pour que l'ensemble du processus doive être reconsidéré. L'arbre du projet est un instrument collectif d'aide à la décision. A partir des étapes identifiées, les décisions peuvent évoluer dans le dialogue permanent entre les différentes personnes d'une équipe-projet.

Cet instrument visuel, plus didactique est destiné à l'équipe-projet. Lors de chaque réunion par exemple, l'arbre peut être reconstitué en épinglant les étapes dans l'ordre qu'il convient. La place et la fonction de chaque personne est revue, un calendrier et d'autres étapes intermédiaires seront ajoutées, etc.

La symbolique de l'arbre - croissance, équilibre, force - crée une image conçue et partagée en équipe, et constitue un référent collectif à partir duquel se construit concrètement le projet. Ce type d'instrument est d'autant plus significatif quand l'équipe est géographiquement éparpillée et que l'organisation virtuelle du travail remplace petit à petit l'organisation traditionnelle: moins de réunions, moins de présence quotidienne dans les locaux de l'organisation, moins d'échanges formels et informels.

Précisons les étapes:

1. Un projet, pour qui?

Un projet de réseau électronique part de l'utilisateur et revient toujours à l'utilisateur.

2. L'équipe-projet

Choisir des personnes entreprenantes, connaissant les besoins, polyvalentes et ayant le contact facile.

3. Diagnostic de l'existant

Cette étude comprend l'inventaire en matériel, en logiciel, présente l'organisation en place des châines de collecte, traitement et production de données (contenus), recense les budgets disponibles et leur provenance, les projets isolés et les souhaits des utilisateurs finaux.

4. Communiquer sur le projet

Avant le démarrage, expliquer aux gens ce qu'on attend d'eux et ce qu'ils ont à y gagner. Pendant la mise en oeuvre, informer sur l'état d'avancement, les retards éventuels. Au moment de l'ouverture du service, en faire la promotion par les supports de communication traditionnels: fiche d'information papier, communiqué à la presse spécialisée, etc. et par les réseaux électroniques: référencement sur les moteurs de recherche Internet, messages dans les groupes de discussions, les forums, etc.

5. Cahier des charges

Ce document propose des solutions techniques, des critères méthodologiques, évalue les coûts d'adaptation entre le réseau existant - s'il existe - et le réseau projeté. Se méfier d'une simplification à l'extrême qui conduirait à recopier dans toutes les situations, une solution connue qui semble fonctionner.

6. Négociation

Avec les institutions et les fournisseurs. Le montage financier et les ajustements des choix techniques s'effectue sur la base du cahier des charges. Privilégier les technologies "qui marchent" à celles apparemment "d'avenir".

7. Business plan

C'est le schéma du projet, intégrant les décisions prises au plan technique et stratégique, le plan financier, le calendrier de mise en oeuvre, les instructions de développement et de maintenance. Il vaut mieux séparer la définition des standards et le choix de matériel.

8. Monitoring

Prévoir un suivi de l'avancement du projet et des dérives budgétaires, mois par mois. Accepter les échecs et les retards de certaines parties du réseau et continuer malgré tout. Trancher les querelles technologiques à tous les niveaux, en fonction de deux critères: la rentabilité de l'outil (facilité d'utilisation, temps de formation réduit) et la compatibilité avec les standards d'interfaçage.

9. Intégration des données

Création d'interfaces, transfert et/ou développement de bases de données (contenus). Ne pas vouloir à tout prix tout changer.

10. Motivation et persévérance

Deux qualités essentielles pour la réussite de toute entreprise! Si l'enthousiasme est contagieux, la morosité aussi. Une équipe peu motivée peut avoir un impact très néfaste sur le déroulement du projet.

11. Evaluation

Etablir une procédure d'évaluation croisée avec le personnel et quelques utilisateurs sur des périodes courtes (tests). Réaliser une grille de critères "zéro défaut" qui permettra un contrôle de qualité cohérent durant les tests.

12. Ouverture du service

Lancer le service en renforçant le dispositif d'évaluation. Procéder le plus rapidement possible aux corrections nécessaires si des défaillances sont signalées par les utilisateurs.

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Horizon Local 1997
http://www.globenet.org/horizon-local/